Зачем бизнесу стратегическая сессия и как ее организовать: опыт IT-компании

Статья опубликована на сайте «https://www.e-xecutive.ru/» № 6, 2023

Понятие стратегической сессии знакомо руководителям и предпринимателям. Это мероприятие, на котором собираются собственники и лидеры компании и совместно разрабатывают, анализируют и принимают значимые для бизнеса решения. 

Чтобы сессию стратегического планирования не превратить в банальное совещание, к мероприятию следует заблаговременно подготовиться. В статье поделимся опытом организации проведения стратсессии в IT-компании i2crm, с какими трудностями сталкиваемся и какой результат достигаем. 

Зачем бизнесу стратегическая сессия

Вопрос о проведении стратсессии в компании возникает в трех случаях. 

Первый. Когда требуется решить стратегические вопросы. Важно, что сюда не относятся текущие задачи и операционные бизнес-процессы. Стратсессии посвящаем решению сложных, обширных, глобальных вопросов, связанных с долгосрочными перспективами компании. Сюда относятся: 

• оптимизация бизнес-процессов; 
• проработка или корректировка стратегии развития, миссии, ценностей, корпоративной культуры; 
• грамотное распределение ресурсов;
• обсуждение внешних тенденций, влияющих на рост компании. 

В принятие ключевых решений вовлекаются руководители всех направлений компании. Поэтому в стратсессии помимо двух сооснователей i2crm участвуют руководители product-отдела, отделов продаж, разработки и тестирования, технической поддержки, маркетинга и HR.

Последняя стратсессия в i2crm посвящалась перспективам компании на 2023 год. На ней приняли решения об уточнении миссии, корректировке ценностей, определили семь основных направлений развития, потому что изменились внешние обстоятельства. 

Второй. Когда в бизнесе наступает кризисная ситуация: необходимо оценить риски и выявить пути их преодоления. Компания i2crm безболезненно пережила пандемию 2020 года и экономический кризис 2022. В эти периоды мы по умолчанию организовывали сессии стратегического планирования, на которых обсуждали дальнейшие пути развития в меняющихся условиях и искали рабочие решения текущих проблем.

Как результат — число сотрудников за эти годы выросло втрое, а на рынке появился еще один успешный продукт нашего производства для оплат иностранных сервисов — i2pay. 

Если в компании появляется необходимость разобрать проблему, которая мешает работе, тормозит процессы и не решается в текущем порядке, переходим к ее обсуждению в режиме стратсессии.

Третий. Когда грядут глобальные перемены в компании: выходы на новые рынки, структурные изменения, развитие новых направлений, создание новых продуктов. В таких случаях стратегическая сессия помогает объединить команду вокруг Большой Цели, исключить у коллектива сопротивление к изменениям.

Как проводятся стратсессии в IT-компании 

Поделимся своим опытом организации и проведения стратсессии. Последняя из таких проводилась в декабре 2022 года и касалась планов на новый операционный год. 

Как часто проводим 

Подходящий для нас вариант  — один раз в год. Таким периодом проще измерять этапы развития компании. В конце года подводим промежуточные итоги, определяем процент выполнения целей, поставленных в начале года, фиксируем проблемные вопросы и прорабатываем способы их решения. Годовой шаг держит в тонусе всю команду и помогает легче подстроиться под меняющиеся условия.   

Формат проведения

У нас нет офисов, и команда уже восемь лет работает в удаленном формате, поэтому стратегические сессии проводятся тоже онлайн. Качество проведения мероприятия в i2crm не ниже любой офлайн-сессии, а достигается за счет двух факторов: 

• высокого качества связи, технических устройств (камеры, микрофоны) и использования комбинации онлайн-инструментов. Для работы в группах применяем Zoom, процесс мозгового штурма и результаты фиксируем в Miro, в чатах Telegram ведем переписку;
• профессионального уровня квалификации фасилитатора — человека, который руководит групповой коммуникацией и следит, чтобы участники были вовлечены в процессы.

Ответственные лица и участники

Инициирует стратегическую сессию руководство компании, а к организации, планированию и проведению присоединяется фасилитатор. У нас это HR-специалист. Он отвечает за организацию процессов, общий настрой участников, общение в группах, тайминг. 

Мы рассматривали варианты привлечения стороннего организатора, но решили, что правильнее «прокачать» своего сотрудника, так как внешние эксперты не знают внутреннюю специфику бизнес-процессов, а погружать их во «внутрянку» — долго и дорого. 

Планирование 

Результативность проведения сессии зависит от предварительной подготовки к ней. Что заранее делает организатор: 

• доносит до участников цели и задачи мероприятия;
• продумывает поэтапную программу и тайминг;
• собирает аналитические сведения;
• проводит предварительные встречи с участниками сессии, согласовывает структуру и нюансы.

Отдельно скажем об аналитике

На стратсессии важно проанализировать сведения о рынке, трендах, клиентах, конкурентах, самой компании. В противном случае не получится раскрыть потенциальные точки роста, найти прорывные идеи или варианты решения проблем. Аналитика отлично стимулирует дискуссию участников, раскрывает ситуационную картину под другим, неочевидным углом.

Информация для аналитики в i2crm собирается двумя способами: внутри компании по отделам, а по вопросам узкой компетенции привлекаются внешние эксперты. Полученные сведения оформляются в виде наглядной презентации с понятыми для всех цифрами и графиками. 

Проведение

Стратсессия в компании проводится в три этапа. Расскажем на примере последней проведенной сессии в i2crm. 

Первый этап. В первую неделю собственники бизнеса прорабатывают направления развития на 2023 год. Далее на встрече с руководителями отделов и ведущими product-менеджерами лидеры обозначают круг стратегических вопросов, озвучивают ожидаемые итоги на выходе. На этом этапе приводится аналитика, прогноз условий и внешних факторов, которые могут повлиять на работу компании в новом году.  

Второй этап. Вторую неделю product-менеджеры, руководители отделов продаж, разработки и тестирования, технической поддержки, маркетинга и HR прорабатывают переданные собственниками стратегические инициативы. Задача участников — декомпозировать цели в конкретные задачи для компании.

На втором этапе в процесс активно включается фасилитатор. Он организует обсуждение, анализирует поведение участников, фиксирует идеи, комментарии и предложения. Все наблюдения, планы, замечания и рекомендации оформляет в отчет, который команда по окончании сессии использует в работе как ориентир дальнейших действий. 

Третий этап. Самостоятельная работа руководителей отделов. Проработанные общие задачи компании передаются сотрудникам отделов для выполнения. В дорожной карте определяются сроки, приоритетность задач, назначаются ответственные.

Дорожная карта показывает общее видение развития компании на текущий операционный год. Сотрудникам визуально понятно, куда двигаться, какие проекты реализовывать и кто за них отвечает.

Итоги

 Что получает команда по результатам проведения стратсессии:

• рабочую стратегию компании и дорожную карту развития на год с конкретными метриками;
• понимание каждым сотрудником своих задач, общую заинтересованность команды в достижении поставленных целей;
• новые идеи и подходы к развитию компании, альтернативные стратегии, готовые варианты решений спрогнозированных проблем;
• гармоничные отношения между руководством и сотрудниками;
• повышенную вовлеченность и инициативность, понимание единого видения ситуации. 

В нашей компании результаты стратегической сессии обязательно доносятся до всех сотрудников на итоговой встрече в Zoom. Здесь каждый член команды вправе проявить инициативу и поделиться своим видением, высказать свои мысли. Блоку вопросов сотрудников выделяем большую часть времени.

После окончания сессии важно оперативно перейти к исполнению решений. Бездействие не оставит от полезности проведенного мероприятия и следа, а затраты обернутся потерянным временем и ресурсами. 

Мини-рекомендация: по итогам стратегической сессии рекомендуем провести в команде анонимный опрос. Просите у сотрудников обратную связь, какие ошибки и проблемы они заметили при проведении мероприятия. Обратная связь — не критика, а информация, которая пригодится для подготовки к следующей встрече.

С какими трудностями сталкиваемся и как решаем

Стратегическая сессия — затратный по ресурсам и времени процесс, и без ошибок провести такое мероприятие получается не у всех. Мы — не исключение. Проблемы разные, пути их решения — тоже. Приведем некоторые.  

Сниженная мотивация и вовлеченность

Участники думают, что сессия отнимает много времени, рабочие процессы ставятся на паузу. 

Как справляемся: разрабатываем четкий, пошаговый план выполнения стратегических целей на год, предоставляем руководителям право самостоятельно проработать задачи для отделов, отвечаем на волнующие вопросы. Помогает повышать вовлеченность на онлайн-встречах и фасилитатор. Специальными техниками он снимает эмоциональное напряжение присутствующих, показывает дыхательные и физические упражнения, которые активизируют креативное мышление и концентрацию, создает комфортную атмосферу для групповой работы. 

Ожидание, что все четко пойдет по плану повестки

Отступления от программы не критичны и даже нужны. Так мы понимаем, что конкретному вопросу следует уделить больше времени, понять, что мешает двигаться дальше.

Как справляемся: в ходе стратегической сессии корректируем план, выделяем дополнительный тайминг на решение возникших вопросов не в ущерб программе. 

Пример. На последней сессии собственники компании передали стратегические цели на 2023 год топ-менеджменту, а руководители при декомпозиции задач обнаружили, что целеполагание отсутствует. План пришлось скорректировать в процессе стратсессии.

Не подводить промежуточные итоги

Если опустить этот момент, то к концу стратегической сессии выяснится, что часть участников не согласна с ранее согласованными результатами предыдущих этапов. Придется заново обсуждать то, что уже обсудили, тайминг будет сдвигаться.  

Как справляемся. Фиксируем итоги каждого этапа в отчете. Фасилитатор записывает принятые и согласованные командой решения, отмечает вопросы, которые логичнее будет обсудить на следующих встречах. 

Вместо итогов

Стратегическая сессия помогает переключиться команде с текущих задач на общие цели компании и увидеть, как результаты коллективной работы по глобальным вопросам влияют на развитие бизнеса. Стратсессия позволяет переосмыслить миссию компании, составить подробный план развития и определить четкие шаги его реализации.